Uitgerust op vakantie, het kan echt!

“Vertel Astrid, ik wil daar alles over weten!” Ga ik zeker doen want ik ga je 12 tips geven hoe jij met minder stress en meer uitgerust op vakantie kunt gaan. 

De zomervakanties zijn weer begonnen en ik heb het gevoel dat iedereen er heel erg aan toe is dit jaar. De eerste zomer met nagenoeg geen zorgen over corona. Corona is zeker niet weg, maar we leren er veel beter mee leven. We hebben een aantal pittige jaren achter de rug met veel thuiswerken, geen sociale contacten, lockdowns, wellicht ziekte en verlies binnen je sociale cirkel. Kortom we zijn allemaal heel erg bezig geweest met volhouden en hebben waarschijnlijk tussendoor te weinig uitgerust. 

Het risico is dan ook daar dat je moe en totaal uitgeblust begint aan je vakantie. En dat is jammer want dan is die eerste week van je vakantie eigenlijk verloren. Je hebt dan tijd nodig om je energie weer in balans te krijgen. 

In dit blog deel ik een aantal tips met je waardoor je hopelijk met minder stress en met wat meer rust aan je vakantie kunt beginnen. Denk bijvoorbeeld voor op het werk aan: 

•  Regel je overdracht 
•  Maak werkinstructies 
•  Maak je inbox leeg 
•  Zet je out of office aan 
•  Ga op tijd naar huis 
•  En zet je laptop en telefoon uit 

En voor thuis denk ik aan: 

•  Ga niet direct weg 
•  Maak een lijstje 
•  Maak een planning 
•  Niet teveel plannen 
•  Ga naar buiten 
•  En zet je telefoon uit 

 En deze tips gelden uiteraard niet alleen voor de lange zomervakantie maar deze tips kan je ook heel goed gebruiken voor wanneer je bijvoorbeeld een weekje vrij bent. 

Tips voor op het werk

Overdracht – zorg dat je tijdig de overdracht van je werk met je collega(s) hebt gedaan en niet dat je op je laatste dag nog even snel moet uitleggen wat er speelt en wat je collega(s) kan verwachten. Dit is niet alleen prettig voor jezelf maar zeker ook heel fijn voor je collega(s), die tenslotte naast eigen werk ook een gedeelte van jouw werk zal moeten doen. Zorg dat je minimaal een week van te voren de overdracht doet met je collega(s). Dit geeft je de gelegenheid om je werk goed af te ronden en je collega(s) wat tijd om jou eventueel nog wat vragen te stellen. 

Werkinstructies - Zorg ook voor duidelijke geschreven instructies zodat je collega dingen snel kan oppakken, maar ook dat je zelf weet dat het werk goed gedaan wordt tijdens je afwezigheid en je dus na je vakantie zo verder kan. Dit voorkomt dat jij je voor je vakantie al druk gaat maken over eventueel extra werk na je vakantie omdat je collega(s) de taken niet goed heeft kunnen uitvoeren. 

Het hebben van duidelijke geschreven instructies, oftewel werkinstructies, is sowieso goed om te hebben. Mocht er een nieuwe collega beginnen dan kan die sneller ingezet worden wanneer hij/zij beschikt over duidelijke werkinstructies. Mocht je plotseling ziek worden dan kunnen collega’s met behulp van die werkinstructies je werk ook makkelijker overnemen. 

Out of office aanzetten – zet een week van te voren je out of office alvast aan met de mededeling dat je minder bereikbaar bent deze week ter voorbereiding van je vakantie. Geef duidelijk aan dat je je werk aan het afronden bent en niet met nieuwe opdrachten/taken zal gaan beginnen die je niet kunt afmaken in deze laatste week. Geef ook duidelijk aan wanneer je afwezig zal zijn in verband met je vakantie en bij welke collega ze dan terecht kunnen. Dan weten je collega’s en je contacten ook waar ze aan toe zijn. Jij kunt je dan richten op het afronden van de taken die echt klaar moeten zijn voordat je op vakantie gaat en hoef je niet meer te reageren op mail die binnenkomt waaruit nieuwe acties voortkomen.

Inbox email leegmaken – Ik weet dat dit bij velen van jullie de wenkbrauwen doet fronsen. Ik hoor jullie al zeggen: “Inbox leeg? Dat lukt nooit!” Maar zeker lukt dat wel. Het geeft überhaupt veel rust om je inbox zo leeg mogelijk te hebben. Onthoud dat je inbox niet je werkfolder is om alles in te bewaren. Daarvoor maak je een structuur aan in je folders/mappen. Maar hierover zal ik een andere keer wel wat extra aandacht aan besteden.

Het betekent ook niet dat je alles daadwerkelijk opgepakt of verwerkt hebt. Maar je hebt alles gezien en weet wat er wel of niet mee gedaan moet worden. Maak in ieder geval de volgende folders aan in je mappen structuur:

•  Actie nodig na vakantie
•  Ter info – lezen

Op je laatste dag voor je vakantie loop je vervolgens je inbox even helemaal door. De mails die binnen zijn gekomen waar je tijdens je vakantie niks mee kan doen en die ook niet door je collega opgepakt kunnen worden verplaats je naar de nieuwe folder ‘actie nodig na vakantie’. Dan zitten er mails waar je wellicht CC op staat of waar informatie in staat waar je niet direct actie op hoeft te ondernemen. Op het moment dat jij CC staat betekent ook dat het ter informatie is. Er behoort dan geen actie voor jou in te zitten. Verplaats dit soort mails naar de folder ‘ter info – lezen’. 

Andere tip die ik voor je heb is om echt een aparte CC folder aan te maken met een regel dat mails die CC aan jouw gestuurd worden, automatisch in deze folder terecht komen en niet in je inbox. Er wordt tenslotte niet direct actie van je verwacht. Zelf heb ik een dergelijke folder die ik 2x per week bekijk. Collega’s leren snel genoeg dat wanneer ze een actie voor je hebben je dan niet langer meer in de CC te zetten.

Vervolgens stuur je de mails die te maken hebben met het werk wat in de overdracht besproken is door aan je collega. En vaak zijn er dan nog mails waar jij eigenlijk niet verantwoordelijk voor bent. Kijk welke collega dit wel op moet pakken en stuur ze door. Zo heb je aan het eind van je laatste werkdag een lege inbox en begin je met een prettig gevoel aan je vakantie.

Op tijd naar huis – Deze tip geldt eigenlijk altijd maar zeker in de laatste week voor je vakantie. Ga niet overwerken, angstvallig nog allerlei werk in die laatste week proppen. Zorg dat je jouw pauzes neemt en dat je gewoon naar huis gaat/stopt wanneer het tijd is. Het heeft geen zin om plotseling 40 uur te gaan werken wanneer je bijvoorbeeld normaal gesproken 24 uur per week werkt. Je werk gaat namelijk altijd door en stopt niet. Je verspeelt energie wanneer je meer en harder gaat werken zo vlak voor je vakantie. Bouw bewust af, neem je tijd.

Laptop en telefoon uit – Dit is meer voor wanneer je daadwerkelijk vakantie hebt. Laat die werklaptop en werk telefoon thuis wanneer je ook echt weg gaat op vakantie. Blijf je thuis zorg er dan voor dat die laptop en telefoon uit het zicht zijn. In een tas in een kast. Neem echt even afstand van je werk om zo ook de rust te pakken die je nodig hebt.

Naast rust creëren op je werk voor je vakantie is het ook heel goed om thuis eens te kijken wat je kunt doen om met minder stress en meer rust je vakantie in te gaan. Ook daarvoor heb ik een aantal tips welke ik graag met je deel.

Tips voor thuis

Ga niet direct weg – kijk of het mogelijk is om niet direct de volgende dag te vertrekken naar je vakantie bestemming. Veel mensen werken tot het laatste moment door en springen bijna dezelfde avond nog in de auto om direct door te rijden naar de vakantie bestemming. Ze gunnen zichzelf niet een moment om even om te schakelen van werkmodus naar vakantiemodus. Ik hoor vele zeggen: “De vakantie begint wel wanneer ik op plek van bestemming ben.” Gun jezelf echter tijd om het werk achter je te laten en met een rustiger gevoel aan je reis te beginnen. Vertrek je op zaterdag, zorg dat je de vrijdag ervoor al vrij bent. Dan kan je rustig je spullen inpakken en alvast in de vakantiemodus komen. Op moment dat jij minder gestrest bent verloopt de reis prettige voor je en heb je, eenmaal op je bestemming, minder tijd nodig om te acclimatiseren. 

Maak een lijstje – zorg dat je een lijst hebt met spullen die je mee wilt en moet nemen op vakantie. Op deze manier is de kans kleiner dat je iets vergeet. Het is ook meteen een leuke manier om in de vakantiestemming te komen. Hoe meer items je hebt afgestreept hoe dichter je bij je vakantie komt. 

Het lijstje helpt je ook om te zien wat je nog moet aanschaffen voor je vakantie. Hier heb je dan nog tijd voor om te halen en hoef je niet te rennen en te stressen.

En ja ook voor die mensen die gaan voor last-minute reizen. Ook dan is het gewoon fijn om die lijst te hebben om af te strepen. Geeft rust in het hoofd.

Maak ook een lijst met contactgegevens in geval van nood. Wie kan je waarvoor benaderen (bank, verzekering, familie, ect.) Natuurlijk gaan we ervan uit dat je de lijst niet nodig zult hebben. Maar het geeft een gerust gevoel dat je die gegevens op een rijtje hebt staan. Geef die lijst ook aan een van de achterblijvers. Dat mocht jij je lijst met gegevens kwijt zijn, dan heb je nog een back-up.

Maak een planning – zeker wanneer er autisme speelt is het fijn om alvast een soort planning te hebben van wat je gaat doen op vakantie. Ik zeg niet dat je van dag tot dag, van uur tot uur al helemaal hebt vol gepland. Dat zeker niet want het is ook heel goed om een keer een dag niets gepland te hebben staan. Maar dat jij/jullie je hebt ingelezen in wat er in de omgeving te doen is en er een lijstje is met dingen die het doen of bezichtigen waard zijn. Door dit te doen kom je ook al wat in de vakantiestemming en het kan rust geven over wat men kan verwachten van de vakantie.

Niet teveel plannen – “Huh hiervoor zeg je nog dat ik een planning moet maken en nu dat ik niet teveel moet plannen! Wat wil je nu, Astrid.” Ik snap je verwarring daarom licht ik het graag toe. Wat ik bedoel is in de week voor je vakantie plan dan niet teveel wat betreft activiteiten/sociale contacten. Zo voor de zomervakantie heb je vaak allerlei bijeenkomsten: wellicht een zomer bbq van je sport vereniging, bij de kinderen op school zijn er allerlei activiteiten waar je als ouder ook bij moet zijn of zelfs aan mee moet werken of er nog allerlei familieverplichtingen zijn. 

Wees heel bewust aan welke activiteiten je deel gaat nemen. Maak keuzes. Niet iedereen zal er altijd blij mee zijn, maar je kunt ook onmogelijk het iedereen altijd naar de zin maken. In je vakantie ren je ook niet van hot naar her. Probeer die week voor je vakantie dus alvast wat in die stemming te komen, creëer de rust alvast voor jezelf en je eventuele gezinsleden.

Ga naar buiten – Deze tip geldt eigenlijk voor elke dag. Maar zeker ook zo die laatste week voor je vakantie. Probeer elke dag even naar buiten te gaan en te bewegen. Hiermee creëer je rust in je hoofd en lichaam. Normaal is 30 minuten voldoende en de aanbevolen hoeveelheid. Behalve wanneer je echt geen tijd hebt omdat er van alles nog moet……Dan moet je minstens een uur buiten zijn!

Zet je telefoon uit – Dit is meer voor wanneer je daadwerkelijk vakantie hebt. Zet de notificaties uit van je telefoon. Zet die overprikkeling uit. Gun jezelf rust van je sociale media, je mail, nieuws sites, je whatsapp, etc. Dit is uiteraard niet alleen een tip voor tijdens je vakantie maar algemeen gesproken is het verstandig om je niet te laten leiden door elke ping die je op je telefoon hoort. Maar zeker tijdens je vakantie is dit een stress element wat je bewust kunt uitschakelen. 

Fijne vakantie

En nou weet ik dat niet iedereen een baan heeft waarbij dit zo gemakkelijk gaat. Dat niet elke gezinssituatie hetzelfde is. Werk je bijvoorbeeld in de zorg dan is de dynamiek van je werk heel anders dan wanneer je op een kantoor zit. Heb je twee kinderen die allebei net op verschillende scholen in wellicht verschillende regio’s zitten, tja dan kan het best hectisch zijn zo vlak voor de vakantie. 

Maar wat ik je wil meegegeven is dat je bewust toeleeft naar die vakantie en dat je in de week ervoor alvast zoveel mogelijk rust inbouwt in je werk en thuis. Noem het wat mij betreft de pre-vakantie-week. Het gaat erom de stress van de afgelopen tijd alvast wat los te laten zodat je wanneer je daadwerkelijk vakantie hebt niet eerst drie of meer dagen nodig hebt om bij te komen. Dat is gewoon zonde van je vakantie.

Als laatste tip wil ik je meegeven: Kijk welke tips voor jou kunnen werken, probeer ze uit en dan wens ik je een hele fijne vakantie!

Warme groet,

Astrid